En del ønsker at omdanne en enkeltmandsvirksomhed til et selskab for at opnå begrænset hæftelse, Det kan være en god idé, men det kræver, at det er tydeligt for omverdenen, at det nu er selskabet og ikke dig personligt, der indgår aftalerne.
Hvis det er uklart for kunder, leverandører eller samarbejdspartnere, at det er selskabet (ApS’et eller A/S´et) og ikke dig privat, de har handlet med, kan du i værste fald blive mødt med krav, som du troede, lå i selskabet.
Tjekliste når du omdanner en enkeltmandsvirksomhed til et selskab
1. Kommunikér selskabsomdannelsen skriftligt og gem beviset
Når du skifter fra enkeltmandsvirksomhed til selskab, skal du ikke bare “regne med”, at modparten opdager det. Det er vigtigt, at du i stedet sender en mail til relevante parter: “Fra dd/mm/åååå er [Selskabsnavn] ApS, CVR [xxxx] aftalepart.”
Bed desuden modtageren bekræfte, at han/hun har modtaget mailen, i de tilfælde, hvor det giver mening.
Det vigtigste er, at du kan dokumentere, at modparten har fået beskeden – især når der er større økonomi eller kredit involveret. Se dog nedenfor.
2. Udarbejd en tillægsaftale til eksisterende samarbejder
Hvis du har løbende samarbejder (f.eks. rammeaftaler, abonnementsaftaler, distribution, faste leverandører), er det ofte en god idé med en kort tillægsaftale, der beskriver
- Hvem der var aftalepart før
- Hvem der er aftalepart nu (A/S´et eller ApS’et)
- Hvornår ændringen træder i kraft
- At selskabet indtræder i rettigheder og forpligtelser
Det behøver ikke være langt – det skal bare være klart og tydeligt.
3. Selskabet skal fremgå tydeligt af alle materialer og medier
Skiftet fra enkeltmandsvirksomhed til selskab skal fremgå tydeligt udadtil. Det gælder f.eks.:
- Kontrakter og ordrebekræftelser
- Fakturaer og tilbud
- Handelsbetingelser
- E-mail signatur
- Hjemmeside, SoMe-profiler og evt. footer i mails
- Betalingsoplysninger
Anvend altid det fulde navn efterfulgt af ”A/S” eller “ApS” + CVR-nummer.
4. Reagér med det samme hvis nogen anvender det gamle navn/CVR-nummer
Det er ikke unormalt, at en leverandør fortsætter med at fakturere i det gamle virksomhedsnavn eller CVR-nummer. Hvis du blot betaler og lader det gå ubemærket hen, kan der senere opstå en tvist om, hvilken part der reelt indgik i aftalen.
Bed derfor om at få fakturaen rettet/genudstedt med korrekt selskabsnavn og CVR-nummer og informér på mail: “Bemærk, korrekt debitor er [ApS]”.
5. Være ekstra opmærksom hvis du handler på kredit eller for store beløb
Jo større risiko der er (kreditkøb, store ordrer, lange betalingsfrister), jo vigtigere er det, at partsforholdet er helt klart fra start. Sørg for at du kan dokumentere, at modparten var klar over, at de handlede med A/S’et/ApS’et?, hvis der senere skulle opstå uenighed.
Ved at følge de fem punkter minimerer du risikoen mest muligt. I praksis kan en mindre indsats være tilstrækkelig, men det bør ske efter en konkret vurdering af f.eks. størrelsen af de økonomiske forpligtelser, om der ydes kredit, hvilke betalingsfrister der opereres med, hvor standardiseret relationen er og hvor nemt det er at dokumentere, hvem der er aftalepart, hvis der opstår en tvist.
Ved at følge de fem punkter minimerer du risikoen mest muligt. I praksis kan en mindre indsats være tilstrækkelig, men det bør ske efter en konkret vurdering af f.eks. størrelsen af de økonomiske forpligtelser, om der ydes kredit, hvilke betalingsfrister der opereres med, hvor standardiseret relationen er og hvor nemt det er at dokumentere, hvem der er aftalepart, hvis der opstår en tvist.